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Réussir son déménagement de bureau en 10 étapes !
Vous envisagez de déménager vos locaux professionnels prochainement ? Avant de vous lancer dans vos cartons de déménagement, que diriez-vous de découvrir les 10 étapes clés pour réussir votre déménagement, sans stress et dans la bonne humeur !
On vous partage dans cet article nos meilleurs conseils listés par des spécialistes du métier (architecte d’intérieur, déménageurs, avocats, agents immobilier…) pour réussir à coup sûr le déménagement de votre espace de travail. 😊
Connaître ces étapes avant d’envisager un déménagement de bureau est essentiel, car il s’agit d’une véritable stratégie immobilière à mettre en place. Vous devrez être en mesure d’anticiper la superficie nécessaire, et pour ce faire, calculer le taux d’occupation net de vos futurs locaux, à savoir le nombre de personnes qui seront sur place (vs. en télétravail), anticiper une occupation régulière ou non, etc.
À vous de jouer !
Étape 1 : Le choix de vos nouveaux locaux 🏢
Commençons par l’étape décisive de votre déménagement : le choix de vos nouveaux locaux !
- Pour optimiser au mieux la recherche, il est essentiel de veiller à ce que les besoins de votre entreprise soient répertoriés et bien communiqués aux personnes impliquées dans la recherche des nouveaux locaux (employés, agences immobilières, sociétés spécialisées…).
- Un seul mot d’ordre : Communiquer (avec une trace écrite). Cela peut sembler évident, mais il est primordial de mettre par écrit l’ensemble de vos attentes et besoins vis-à-vis de votre futur espace de travail dans un cahier des charges complet. 📝
- Maintenant que vos besoins sont clairs comme du cristal, la recherche peut démarrer ! Lors de vos différentes visites, vous pourrez apporter avec vous la liste de vos besoins pour vous assurer que tout est OK. ✅
- Veillez bien à vérifier les équipements électriques et informatiques des locaux et assurez vous que tout soit bien aux normes (sorties de secours, alarme incendie, extincteurs, capacitaire, normes SSI etc…).
- Si certains éléments ne sont pas aux normes, vous pourrez les négocier pour réduire votre éventuel budget de rénovation (on vous donne plus d’infos plus bas à ce sujet 😉). 🔍💡
Étape 2 : Impliquer et tenir informé votre équipe et vos collaborateurs en continu
- Faites toujours valider vos choix par vos équipes au maximum afin de renforcer l’esprit d’équipe. Vous pourrez d’ailleurs nommer une ou plusieurs personne(s) de l’entreprise motivée(s) en charge du projet de déménagement.
- Maintenez une communication interne régulière du projet et de son avancée (par e-mail, sur Teams, en réunion, via ppt, etc…) mais aussi en externe auprès des différents collaborateurs impliqués dans le projet.
Étape 3 : Être bien accompagné juridiquement
C’est une étape à ne surtout pas négliger qui vous évitera bien des mauvaises surprises ! Assurez-vous d’être accompagné par des professionnels du métier pour gérer tous les aspects et détails juridiques liés à votre projet de déménagement et au bail commercial.
Si votre entreprise ne dispose pas d’une entité ayant les compétences en la matière, prévoyez donc d’en rechercher une avant l’envoi de votre préavis et la signature du bail, afin qu’on puisse vous accompagner dans vos différentes démarches.
Étape 4 : Collecter les documents techniques de vos futurs locaux
Une fois vos futurs locaux trouvés, veillez à obtenir l’ensemble des documents techniques.
Il est recommandé de consulter ces documents avec un architecte d’intérieur et votre conseiller juridique pour vous assurer que tout est aux normes : plans, dossier des ouvrages exécutés des précédents travaux, règlement de travaux de l’immeuble, dossier administratif demandé par le bailleur et/ou le gestionnaire technique de l’immeuble…
Une liste de documents essentiels à lire avec attention qui pourra vous accompagner lors de vos lectures du soir… ou pas ! 🤷
Étape 5 : Réaliser une pré-étude d'aménagement
Le projet commence à se concrétiser à partir de cette étape. 🤗 Vous rêvez bien évidemment d’un nouvel espace ergonomique et harmonieux qui favorisera le bien-être au travail et motivera vos employés !
Pour cela, prévoyez de réaliser une esquisse et/ou un Space planning avec un plan en 3D afin de projeter les besoins de l’organisation de l’espace et de faire des simulations budgétaires si des travaux et/ou achats sont envisagés. Vous pourrez anticiper les frais de déménagement, les éventuels changements de mobilier de bureaux et tout ce qui concerne votre futur aménagement d’espace de travail en général. 💡
Un architecte d’intérieur spécialisé dans le domaine pourra vous accompagner lors de cette étape, c’est même vivement conseillé. Cet accompagnement vous permettra également d’éviter toute mauvaise surprise lors de l’aménagement (manque d’espace, manque ou surplus d’équipements, dépassement budgétaire, etc…). 🏢🚀
Étape 6 : Place à la négociation
La négociation doit sûrement faire partie de vos compétences, il est donc temps de la mettre en pratique ! 💼💬
Dans un premier temps, il faut identifier les aspects négociables ou non. Certains éléments ne seront pas négociables, comme par exemple la durée du bail (3 à 9 ans) ou l’état des lieux d’entrée et de sortie.
Mais alors, que pouvez-vous négocier et dans quel but ? De nombreuses clauses pourront être négociées pour vous permettre d’avoir un loyer au meilleur prix et d’autres avantages, comme par exemple :
- l’échéance de paiement
- les travaux à réaliser côté locataire
- le dépôt de garantie
- les modalités de résiliation du bail
Intégrer les aspects de l’aménagement de l’espace dans la négociation permettra à votre entreprise d’obtenir des conditions en faveur de votre projet. Il faut bien distinguer les travaux faits par le bailleur des travaux d’adaptation à vos besoins.
L’important dans cette étape est de préparer au mieux votre argumentaire. Pour se faire, analysez bien les atouts et inconvénients du futur bureau et de tout ce qui l’entoure : l’environnement dans lequel il se situe, les transports et magasins à proximité, les loyers moyens pratiqués aux alentours, le niveau de vétusté, les travaux à envisager… etc.
Cela vous permettra de peser le pour et le contre, et de négocier un loyer à votre avantage avant de concevoir le bail commercial. 📊🤝
Étape 7 : Signature du bail
Sortez votre plus belle plume, l’heure de la signature a sonné ! ✍️
Les négociations ont porté leurs fruits et ont permis de réaliser le bail commercial, qui comprend donc l’ensemble des clauses négociées précédemment.
N’oubliez pas d’intégrer dans le bail l’ensemble des éléments du projet d’aménagement afin d’obtenir l’agrément du bailleur et d’anticiper les sujets techniques complexes qui pourraient gêner le projet (travaux, rénovation, etc).
La durée du bail est fixée entre 3 et 9 ans, sauf s’il s’agit d’un espace de coworking (durée plus flexible pour l’entreprise).
Inutile de vous le préciser, une relecture minutieuse de votre bail commercial sera nécessaire.
Pensez à bien relire également le bail commercial dans lequel vous vous trouvez actuellement et respecter le préavis mentionné (en général 6 mois). Vous pouvez éventuellement négocier cette période avec votre bailleur actuel si nécessaire, et informer de votre volonté de quitter les lieux par lettre recommandée ou acter de huissier. 📃🖊️
Étape 8 : Signature du bail
Étape 9 : Travaux
Si des travaux d’aménagement et/ou de rénovations sont à prévoir dans vos futurs locaux, ils commenceront à cette étape.
Munissez-vous de la meilleure équipe de main-d’œuvre pour réaliser vos travaux, gérés par un chef de chantier et suivis par votre architecte d’intérieur ! 🙂
Pendant les travaux, organisez des réunions avec une fréquence plus ou moins régulière avec eux à déterminer en fonction du projet pour assurer la bonne exécution des ouvrages. 🔨👷♂️
Étape 10 : Le déménagement ! 🗳️
Vos nouveaux locaux sont bientôt prêts à vous accueillir. Il est temps de sortir cartons de déménagement & rubans adhésifs et de faire le tri avant d’aménager votre nouvel espace de travail 💪 !
Le moment tant attendu qui marque la fin d’une aventure est enfin arrivé.
Pensez à réaliser un rétroplanning que vous communiquerez en amont (faites des rappels 😊) afin que tout soit bien prêt pour le jour J.
Laissez-vous de la marge pour anticiper tout imprévu et vous laisser le temps de vider et nettoyer vos anciens locaux sereinement.
Vous pourrez d’ailleurs faire appel à une société de déménagement et de nettoyage pour faciliter ces étapes fastidieuses.
Chaque membre de l’équipe pourra s’occuper de son carton personnel que la société de déménagement reprendra le jour J. Il est primordial de faire l’inventaire en listant l’ensemble des fournitures à emballer et des cartons faits dans un fichier Excel (avec numéro et contenu).
Vous pourrez par exemple numéroter les futurs postes de travail sur place qui seront associés aux cartons réalisés par vos équipes afin qu’ils soient mis à la bonne place.
Commencez d’abord par installer dans vos nouveaux locaux les équipements bureautiques et informatiques ainsi que tout l’ameublement et l’électroménager, puis les cartons personnels.
Pour le jour J : prévenez vos anciens et futurs voisins d’immeuble en avance et assurez-vous que le déménagement puisse se faire dans les meilleures conditions (rendre les entrées/sorties des portes, parking, ascenseur, etc, accessibles).
Avant d’emménager, assurez-vous que tout soit ok 👌 :
- Lignes téléphoniques et internet raccordés
- Changements d’adresse communiqué (à vos clients si nécessaire et à vos fournisseurs divers comme le gaz et/ou l’électricité, la sécurité sociale, votre assurance, l’Urssaf, la caisse de retraite, toujours en lettres recommandées)
- Badges / accès et adresse des nouveaux locaux partagé(s) à tous vos employés
Maintenant, place à l’aménagement de vos nouveaux locaux, l’inauguration ne devrait plus tarder ! 🍾
Cette étape regroupe en réalité plusieurs sous-étapes qu’on vous partagera prochainement pour réussir votre aménagement comme un/une pro ! 😎
💡
Le saviez-vous ? HL DESIGN & BUILD vous accompagne et met en place son savoir-faire pour concevoir et aménager votre nouvel espace professionnel clé en main ! Vous envisagez de déménager vos locaux et vous souhaitez être accompagné par nos équipes ? Contactez-nous pour en discuter et obtenir un devis sur-mesure ! 🏢✨
Article rédigé par Nesrine
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